如何用20%的时间,创造80%的价值?

今天,为你介绍一套被誉为“管理学中的诺贝尔奖”的管理方法——敏捷管理法

《敏捷革命》

作者: [美] 杰夫·萨瑟兰

译者: 蒋宗强

出版: 中信出版社

1. 不同于传统至上而下的命令式管理,所谓的“敏捷管理法”,用一句话概括就是:通过团队的高透明度和密切的协同作业,实现工作效率的提升。

张小龙,用它创造出了微信;美国联邦调查局,用它开发了虚拟案件档案系统;通用电气,用它加速了数字化转型......这套方法,在全球掀起了一场“敏捷革命”。

2. 想要团队高效合作,首先要建立小而精的团队。高效能团队,一般由3-7个人组成。因为人脑的记忆功能是有上限的,人数增加,合作的沟通渠道就会越多,沟通成本也会越高。如果团队过大,大部分的注意力就会被消耗在沟通上,从而拖缓团队效率。

3. 提高团队效率的另一项法宝是——冲刺,即集中全部精力和能量去完成工作。其中有两个关键要素要注意:① 规定固定的冲刺时间,不能这次是一周,下次是一个月;② 确定可公开交付的成果。只有明确了截止时间和自己要完成的任务,团队成员才会更有紧迫感。

4. 冲刺模式下,一个周期就是一次成果的交付。过把一个复杂、开发周期长的任务,分解成多个短期可完成的小任务,能让产品用最快的速度出现在大众面前,从而为公司赢得时间,赢得先机。

5. 想要冲刺完成任务,是不是就一定要拼命加班呢?恰恰相反,敏捷管理的一个重要主张就是,减少员工的工作时间,不主张加班。长期加班,只会减弱员工的自控力、思考力和预见力,做得越多错得越多。

这也提醒管理者:要更关注完成任务的质量和速度,而不要用工时长短来衡量。

6. 要做到“冲刺”,团队每个成员都要牢记两点。第一,一次只做一件事。千万不能再临时加入其他任务。

我们常把一心多用当作有能力的表现,但其实多任务切换,才是高效工作的死敌。数据表明:当只做一个项目时,时间损失为0;同时开展两个项目时,时间损失为20% ;同时开展五个项目时,任务转换造成的时间损失高达75%。

7. 同时执行多任务,不仅会让人分心,还有个致命伤害——短时间内拉低人的智商。

伦敦大学做过一个智商测试,设定一组环境很安静,另一组环境很容易让人分心。结果显示,在分心的环境中,大家的平均智商下降了10个百分点。更有趣的是,男性智商比女性下降得更快。

8. 第二点要牢记的是,一次就把事做对。当工作中出现问题时,立马停下来,找到问题出现的原因,把问题规章制度化,从根本上避免再次发生。

作为汽车行业的巨头,丰田就一直秉承这个工作方式:生产线任何环节出现问题,每位员工都有权力立刻停止整个生产线。在发现问题的当时,就直接解决。

9. 你可能会问:随时停掉生产线,不会降低工作效率吗?欧洲名车的生产,都是将问题归总放在最后处理。但数据表明,欧洲名车生产过程中,每100辆就有78.7辆瑕疵品,丰田只有34辆。

而且研究表明,对于每年要生产上百万辆汽车的工厂来说,事后重新解决所付出的时间和成本,是立即修改的24倍。当时直接解决非常轻松,而之后再返工解决,就需要大脑重新回忆,要困难得多。

10. 在敏捷管理中,“二八定律”同样适用。作者强调:按照价值的高低,对各项任务排序,优先完成最有价值的20%完成后你会发现,剩下的80%可能并非实际所需。这样能大大缩短项目时间,提升敏捷性。

11. 在高效团队中,还有一个方法,经常被人忽视甚至厌烦,但实际非常有效,就是“每日立会”。立会时有几点规则要注意:① 固定开会时间,要求全体成员参加,保持团队工作节奏。② 开会时间不超过15分钟,把会议变成解决问题的工具。③ 开会时用站姿,调动积极性。④ 把项目进展呈现在公共区域共享,减少团队沟通成本。

让我们对《敏捷革命》这本书的作者杰夫·萨瑟兰,译者蒋宗强,出版方中信出版社,说一声感谢!

最后,与你分享这本书中的金句:

所谓的“敏捷管理法”,用一句话概括就是:通过团队的高透明度和密切的协同作业,实现工作效率的提升。

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