那些不用加班的人,都是做对了这些事

同样的工作,有人能快速完成、按时下班,有人却要加班到深夜。

究其原因,只是因为一个词——效率。

工作效率低,是多少职场人的痛。

今天这张书单,就从四个方面助你提高效率,成为高效能人士,从此告别加班。

一、如何把工作化繁为简

《 简 化 

1. 首先要明确一点:简化不是简单。简化的本质是确定单一目标,让所有的行为在逻辑上保持一致。在简化之前,你必须对当前的工作内容了如指掌,哪些最重要,哪些可以压缩,而不是只有模糊概念。

2. 学会把工作拆解。把复杂任务分解为若干个小步骤,集中所有精力和资源单点突破,效率会明显提升。不要总想着全局,关注当下这一步比关注整个任务简单得多。

3. 学会“自言自语”。工作中遇到问题、没有思路时,不妨尝试着把问题说给自己:现在工作的进展怎么样?我遇到了什么问题?需要怎么解决……这种自问自答的方式,能帮你快速理清思路。

4. 不要刻意追求完美。追求完美会增加事情的复杂性,让你被焦虑压垮。有时候,做得不错就足够了。

更多“简化工作”的具体方法,推荐收听《简化》。

二、如何提高工作中的沟通效率

《 说话的力量 

1. 降低沟通成本,是提高工作效率的关键。如何高效沟通,给你提供几个技巧。

技巧一:用表演辅助表达。眼神、语调、肢体动作都是表演,能加深别人对你所说的理解。乔布斯在推出OS X系统后,专门为OS 9系统开了一场追悼会式的发布会,不仅为躺在水晶棺里的OS 9系统献上玫瑰花,还深情地念了悼词,让观众印象深刻。

2. 技巧二:确认自己正确理解了对方的意思。交流中最怕出现“我以为......”,这很容易造成误解。要发表自己的看法时,可以先把对方的话重新组织,说给他听,如果对方认同你的表达,就证明你的理解正确。之后再发表个人看法,就更有针对性。

3. 技巧三:用“垫子”为问答做缓冲。就是在正式交谈前加两句铺垫,调节谈话的氛围,比如“赞美垫”:当对方的问题很尖锐,回复时就可以这样开头,“你这个提问一定经过了深入调查,但是……”,先表示肯定,让对方感到舒适,从而缓和紧张状态。

4. 还有一种常见的“示弱垫”:在回答问题前,先示弱赢得对方的好感,降低对方对答案的质疑。比如,“这个问题你可真把我难住了”“我说得不一定对,应该是......”,能迅速拉近和对方的心理距离。

想了解另外两种沟通技能,推荐收听《说话的力量》。

三、工作一定要秩序井然、整整齐齐?

《 混 乱 

1. 工作大致可以分为两种: 一种是机械、确定性的,需要做到整齐、专注;而另一种则是充满变量、没有固定规则的。研究发现,在处理这类工作时,混乱反而更能激发我们的创造力,提高工作效率。

2. 很多人认为文档分类整理、随时保持文件整齐,有利于提升工作效率。但事实上,这会浪费大量时间。最合理的方法,就是把文件随手丢在桌上,用什么拿什么,用完就放在一堆文件的最上面。这样看似凌乱,其实包含了文件优先级的信息。你唯一要做的,就是扔掉长期积压在最底层的文件。

3. 制定计划不必太过详细,最好把时间控制为中长期。比如每月要完成什么目标,然后灵活找时间实现。如果给自己每天都制定详细的要求,一旦发生意外,某天没有完成,往后就很难再坚持下去。

4. 创意工作者可以尝试“多项目工作法”——同时进行多个项目,而不是专注于一个。研究发现,当我们搁置一项任务处理另一项时,大脑并没有停止工作,而是会继续捕捉这项任务的信息,所以这时特别容易激发灵感。而且每次转换项目,都会给大脑一种新鲜感,更容易让人集中注意力。

想进一步利用混乱工作法,提高效率,推荐收听《混乱》。

四、如何科学休息保持工作状态

《 巅 峰 表 现 

1. 科学休息,是高效工作的前提。学会休息,才能长期保持“巅峰表现”。

日常工作中,最简单有效的休息方法,就是去散步。实验表明:休息时户外散步,创造性水平比在室内坐着高60%。就算没法做到出门散步,每隔一小时站起来走几步,也能起到很好的效果。

2. 午休时打盹,是恢复能量的好方法。但要注意:一定不要超过30分钟。一旦超过30分钟,人就会进入深睡模式,这时候被叫醒,反而会昏昏沉沉,影响精神状态。

3. 回到大自然之中,对休息非常有帮助。如果没有时间到野外,看看大自然图片,也能对大脑产生明显的效果。而且研究发现,把电脑桌面换成自然风景也有用。

4. 好的休假像充电,可以让人在之后很长时间,都有充沛的精力。有两点需要注意: ① 休假时要完全抛开工作;② 不要赶在节假日旅行,而是根据自己的工作进行安排。比如企业家完成了一桩交易、作家完成了一本书的写作后,就是休假的好时机。

更多高手的休息方法,万维刚老师在《精英日课》中做了详细解读,推荐订阅收听。

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